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Die Umstellung auf den elektronischen Versand von Rechnungen ist verlockend und im Rahmen der digitalen Transformation vor allem auch zeitgemäß. Es gibt unzählige Vorteile: Es lassen sich nicht nur Kosten für Porto und CI-konformes Briefpapier einsparen - auch das Einscannen von eingehenden Rechnungen fällt weg. Zudem gilt in Sachen Archivierung: Ordner brauchen Platz und sind längst nicht so schnell auffindbar wie eine Datei mit der Suchfunktion. Daneben lässt sich mit digitalen Rechnungen auch der Arbeitsaufwand verringern. Der Versand erfolgt in Sekundenschnelle und Rechnungsdokumente können so umso zügiger bearbeitet werden. Obwohl der elektronische Rechnungsversand modern ist und auch vermehrt von deutschen Unternehmen angenommen wird, haben viele das Gefühl, sich mit diesem Schritt in eine gesetzliche Grauzone zu begeben.

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 kam dem Unternehmer beim Umstieg auf digitale Rechnungen sehr entgegen und hat die Anforderungen erheblich reduziert. In der Vergangenheit wurden auf elektronischem Wege übermittelte Rechnungen für die Umsatzsteuer nur dann anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 14 Absatz 3 Nummer 1 UStG a. F.) oder ein EDI-Verfahren (§ 14 Absatz 3 Nummer 2 UStG a. F.) zum Einsatz kam. Gerade kleine Unternehmen sind vor dem Aufwand zurückgeschreckt und haben es bei der klassischen Papierrechnung belassen.

Jetzt werden auch elektronische, per Mail versendete Rechnung vom Finanzamt anerkannt und sind zum Vorsteuerabzug berechtigt - insofern rechtliche Bedingungen eingehalten werden. Die EDI-Anbindung ist nun nicht mehr zwingend erforderlich.

Wir sagen Ihnen, worauf Sie achten müssen, um rechtliche Formfehler zu vermeiden.

Checkliste für die elektronische Übermittlung von Rechnungen

  1. Rein inhaltlich unterscheidet sich die digitale Rechnung kaum von der papierbasierten Ausführung. Hier gelten wie gehabt die gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen (UStG §14, Abs. 4).
  2. Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung von Rechnungen zustimmen (UStG §14 Abs. 1). Die Einverständniserklärung des Kunden ist auch dann erfolgt, wenn dieser die elektronische Rechnung einfach bezahlt.
  3. Die Echtheit der Rechnung muss gewährleistet sein - sowohl was die Unversehrtheit des Inhaltes betrifft als auch die Herkunft (UStG §14 Abs. 1). Mittels eines innerbetriebliches Kontrollverfahrens (Prüfpfad) muss eine Rechnung auf Echtheit geprüft werden. Das heißt eigentlich nur, dass elektronische Rechnungen genau wie papierbasierte Rechnungen mit vorhandenen Dokumenten abgeglichen werden sollten, um deren Echtheit sicherzustellen.
  4. Eingehende und ausgehende Rechnungen müssen ordnungsgemäß gespeichert werden - am besten in separaten Ordnern - und dann für mindestens 10 Jahre revisionssicher vorgehalten werden. Wichtig: Die Rechnungen müssen digital im selben Format abgelegt werden, in dem sie eingegangen sind. Es reicht nicht, die Rechnungen auszudrucken und in Ordern aufzubewahren.
  5. Wird eine Rechnung mit unrichtigen Angaben ausgestellt, so kann diese nur vom Aussteller ergänzt oder verändert werden. Ansonsten besteht der Tatbestand der Urkundenfälschung.

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bbg bitbase group GmbH
Volker Baisch

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