Prozessoptimierung bei der Datenerfassung

Im Bereich der bibliothekarischen Dienste bietet die ekz ihren Kunden nicht nur das Medium (Buch, CD, DVD...) selbst an, sondern auch unverzichtbare Lektorats- und Katalogdaten mit umfangreichen Informationen über das Medium.

Als Produkt für den Kunden entstehen Standing-Orders, die in verschiedenen Varianten auf die Bedürfnisse kleiner und großer Bibliotheken abgestimmt sind. Eine Vielzahl der Mitarbeiter der ekz beschäftigt sich mit dem Datenmanagement und der Erfassung von strukturierten Kataloginformationen der Medien. Bei einem jährlichen Durchlauf von über 20.000 Einzeltiteln ist daher eine prozessgesteuerte Erfassung und Bearbeitung der Medien notwendig. Dieses Softwaresystem – der "elektronische Laufzettel" – wurde in Zusammenarbeit mit der bitbase group realisiert und in das bestehende, von der ekz eigenentwickelte Lektoratsmanagementsystem integriert.

Konzeption und Realisierung

Als zentrales Objekt des Projekts wird der "elektronische Laufzettel" mit einem konkreten Medium in Beziehung gebracht. Dies geschieht bereits beim Eingang der Ware, indem die ISBN des Exemplars gescannt wird, mit einer Medienkennung versehen wird und das Medium schließlich durch einen Barcode identifiziert werden kann. Von nun an ist das Exemplar nicht nur im "Prozessmanager" sichtbar, sondern auch in einer personalisierten Liste je Anwender, die automatisiert je nach Fachrichtung des Bearbeiters aufgebaut wird. Für das Management ergibt sich nun ein genaues Bild welche Medien an welchem Ort von wem bearbeitet werden und wo Unter- bzw. Überkapazitäten zu einer nicht optimalen Auslastung führen.

Kundennutzen

Im Bereich der bibliothekarischen Dienste ist der elektronische Laufzettel ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit geworden. Anfängliche Ängste bezüglich zusätzlich anfallender Mehrarbeit der Mitarbeiter haben sich nicht bestätigt. Im Gegenteil: Durch die strukturierte Erfassung von prozesssteuernden Daten erhält der Mitarbeiter nach dem Scannen des Barcodes direkten Zugang zu den für diese Bearbeitung notwendigen Masken.

Für das Management entstand mit dem elektronischen Laufzettel ein Werkzeug zur Planung und Steuerung des Datenflusses, das es ermöglicht, momentane Schwachstellen rechtzeitig zu erkennen und frühzeitig auf anfallende Probleme optimal zu reagieren.

Eingesetzte Technologien

Das Projekt "elektronischer Laufzettel" wurde mit dem Microsoft .NET Framework 4.5 in C# in einer mehrschichtigen Architektur umgesetzt. Die persistente Speicherung der Daten erfolgt in IBM's DB2 Universal Database for iSeries. Zusätzlich notwendig ist die Kommunikation mit diversen ORPG-Programmen.

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Chief Information Officer

Nicolas Fahr