auf einen Blick
Datenschutz, wie Sie ihn brauchen. Zuverlässig, skalierbar und passgenau.
Ihr Information Security Management System gegen Cyber-Bedrohungen und Datenverluste.
Künstliche Intelligenz rechtssicher nutzen. Zukunftsfähig, verantwortungsvoll und innovativ.
So funktioniert der Prozess über eine Meldestelle bei der bitbase group.
Hinweisgebende geben eine personalisierte oder anonyme Meldung in Ihrem Meldeportal ab. Die Meldung kann persönlich, per E-Mail, postalisch oder telefonisch erfolgen. Unsere Leistungen in diesem Schritt sind:
Unser Team geht dem gegebenen Hinweis nach und ermittelt anhand der vorliegenden Informationen den Sachverhalt. Unsere Leistungen in diesem Schritt sind:
Besteht aufgrund der Ergebnisse der Ermittlung ein Handlungsbedarf, erstellen wir ein Angebot. Erteilen Sie uns den Auftrag, können folgende weiteren Schritte durch unsere Experten erfolgen:
Unsere Einzigartigkeit liegt in der Kombination aus Technologie und Expertise. Neben der benutzerfreundlichen Meldestelle stellen wir Ihnen ein spezialisiertes Team aus Juristen und Datenschützern zur Verfügung. So profitieren Sie. Als Teil unserer Compliance für Unternehmen entwickeln wir für Sie passgenaue Richtlinien, schulen Ihre Mitarbeitenden im korrekten Umgang mit Meldesystemen und etablieren robuste Nachweis- und Kontrollprozesse – so sind Sie rundum abgesichert.
Gesetzeskonformität
Mit uns setzen Sie schnell, einfach und immer fristgerecht die EU-Whistleblower-Richtlinie um. Nach einer Meldung bestätigen wir den Eingang innerhalb von 72 Stunden und liefern Ergebnisse gemäß den gesetzlichen Vorgaben von Hinweisgeberschutzgesetz und DSGVO.
Starke Partnerschaft
Mit uns haben Sie nicht nur einen Dienstleister, sondern einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite. Unsere Experten unterstützen Sie in allen Situationen optimal. Besteht bei einem Fall Handlungsbedarf durch Sie, setzt sich unser Team sofort mit Ihnen in Verbindung.
Schutz Ihrer Mitarbeiter
Mit unserem System können Meldungen 100% anonym abgegeben werden. Mitarbeiter müssen keine negativen Konsequenzen fürchten und können Missstände offen ansprechen. Ein Gewinn für Unternehmensoptimierungen und das Arbeitsklima.
Zuverlässige Software
Mit uns verfügen Sie über ein stabiles, intuitives und zuverlässiges IT-System, das den hohen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Wir halten Ihr Tool auf dem aktuellsten Stand und setzen Gesetzesanpassungen stets fristgerecht um.
Transparenz
Mit uns bieten Sie Ihren Mitarbeitern größtmögliche Transparenz, Sicherheit und Datenschutz. Jede Meldung erhält eine eindeutige Fallkennung, die es Mitarbeitern ermöglicht, anonym den Status und die Fortschritte ihres Falls nachzuvollziehen.
Schnelle Anbindung
Keine IT-Implementierung erforderlich. Wir bieten Ihnen eine fertige Lösung, die Sie bequem auf Ihrer Website anbinden können.
Wir bieten Ihnen eine sichere Whistleblower Lösung auch unter Berücksichtigung der DSGVO - überzeugen Sie sich selbst.
Wenn Sie mehr als 49 Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie verpflichtet eine unabhängige und vertrauliche Stelle einzurichten, bei der Hinweise anonym abgegeben werden können. Das muss digital aber auch persönlich möglich sein. Sobald ein Hinweis abgegeben wurde, muss binnen 7 Tagen der Eingang bestätigt sein und innerhalb von 3 Monaten das Ergebnis kommuniziert werden.
Die Vorgänge müssen nach § 11 HinSchG drei Jahre lang dokumentiert und anschließend unverzüglich gelöscht werden.
Nach § 12 HinSchG haben alle Unternehmen mit mindestens 50 regelmäßigen Beschäftigten die Pflicht, eine Meldestelle einzurichten. Als Beschäftigte gelten neben angestellten Mitarbeitern auch Leiharbeiter, Bewerber, Praktikanten und Auszubildende.
Unsere Experten setzen sich mit Ihnen in Verbindung. Anschließend richten wir die Meldestelle auf schnellstem Wege für Sie ein und stellen Ihnen eine Internetseite zur Verfügung, über welche Meldungen erfolgen können. Darüber hinaus erhalten Sie Aufsteller mit QR Codes, die Sie in Ihrem Unternehmen für Ihre Mitarbeiter und Kunden gut sichtbar platzieren können. Damit haben Sie Ihre Pflichten zur Erfüllung der regulatorischen Vorgaben erfüllt.
Sie erhalten von uns ein iFrame (externes HTML Element), das Sie bequem auf Ihrer Website durch einen Webentwickler einbinden können. Dieser Schritt erfordert keine höheren Programmierkenntnisse.
Für die jährliche Gebühr pro juristische Person richten wir für Sie eine Meldestelle ein. Sie erhalten eine Internetseite mit Ihrem Unternehmenslogo, welche alle Informationspflichten erfüllt und rund um die Uhr eine vertrauliche Meldung ermöglicht. Darüber hinaus sind wir zu unseren Geschäftszeiten (Mo - Fr 08:00 – 17:00 Uhr) telefonisch und per Post erreichbar.
Weiterhin sind die Dokumentation, sämtliche Kommunikationskosten sowie die fristgerechte Löschung der Unterlagen enthalten.
Wir stellen Ihnen ein Team zur Verfügung, das die Anfragen unter juristischer Anleitung entgegennimmt und die Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen bestätigt, bearbeitet, dokumentiert sowie archiviert. Bei anfallenden Meldungen wird das Team nach Aufwand zu unseren regulären Abrechnungssätzen und nach Zeit abgerechnet. Dabei beschränken wir Ihre Kosten auf das Nötigste.
Der Vertrag läuft mindestens 3 Jahre und verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der Laufzeit gekündigt wird.
1. Als unabhängige Meldestelle prüfen und sortieren wir alle eingehenden Hinweise und leiten diese dann an die Ansprechperson in Ihrem Unternehmen weiter.
2. Sobald die Bearbeitung durch die verantwortlichen Personen in Ihrem Unternehmen erfolgt ist, geben wir den Hinweisgebenden Rückmeldung, bzw. halten Rücksprache bis der Fall erledigt ist.
3. Zusammengefasst: Wir erfassen, prüfen, verfolgen, dokumentieren und archivieren nach den gesetzlichen Vorschriften die Hinweise für Sie, sodass Sie sich um nichts weiter kümmern müssen.
Ja. Nach § 16 Abs. 1 HinSchG müssen Leiharbeiter Zugang zum Meldeportal haben.
Zu den „Beschäftigten“ zählen nach § 3 Abs. 8 Nr. 6 HinSchG zudem alle „arbeitnehmerähnlichen Personen“. Darunter müssen auch abgelehnte Bewerber und Gekündigte verstanden werden. Wenn Sie rechtlich auf der sicheren Seite stehen wollen, machen Sie diesen das Portal ebenso zugänglich. Das Gesetz muss unseres Erachtens weit ausgelegt werden, um das Ziel der Whistleblower-Richtlinie nicht zu verfehlen. Nach Art. 4 Abs. 2, 3, EG 39 der Richtlinie sollen diese Gruppen ausdrücklich mitgeschützt werden.
Nach § 16 Abs. 1 Satz 3 darf die Meldestelle freiwillig für sonstige Personen geöffnet werden, die im geschäftlichen Kontakt stehen.
Spätestens dann gehören Bewerber, Gekündigte, Kundenmitarbeiter und Interessenten zu den Berechtigten. Die Meldestelle muss so angelegt werden, dass diese davon erfahren und sie diese sinnvoll nutzen können.
Wir empfehlen daher, die Meldestelle öffentlich auf Ihre Website einzubinden und so alle Rechtsunsicherheiten und zu erwartenden Entwicklungen und Auslegungen des Gesetzes mit einer nachhaltigen Maßnahme effektiv zu begegnen. Ein öffentlich zugängliches Meldeportal gewährleistet optimale Transparenz und unterstützt zusätzlich die Unternehmensreputation, beides auch im Hinblick auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LKSG).
Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihre Fragen.