Anwesenheitsüberwachung mit MS Teams

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Microsoft Teams wird zum Büro-Sheriff befördert?

Ab Dezember dieses Jahres ergänzt Microsoft die Software Teams um eine Funktion, mit der die physische Büroanwesenheit von Mitarbeitenden automatisch erfasst werden kann. Diese Funktion wirft einige Fragen auf. Geht es um Organisation oder Kontrolle?

So findet Teams heraus wer im Büro anwesend ist

Die Feststellung der Büroanwesenheit in Microsoft Teams soll über das WLAN des Unternehmens erfolgen. Teams erkennt, ob ein Gerät mit dem firmeninternen Netzwerk verbunden ist und ordnet dem Gerät direkt diesen Standort als „im Büro“ zu.

Technisch geschieht dies wahrscheinlich durch den Abgleich von IP-Adressen und Router-Daten. Mehr ist aber noch nicht bekannt.

Die aktuelle Möglichkeit den Arbeitsort händisch und nach Belieben einzustellen wird damit automatisiert von Teams übernommen. Microsoft betont, dass die Funktion nicht automatisch aktiviert ist und eine Einwilligung des Nutzers sowie die Freischaltung durch die interne IT erfordert.

Ziele der neuen Teams-Funktion:

• Die Daten, die durch die neue Funktion entstehen, werden in Teams abgelegt und zur Verfügung gestellt.

• Die Daten sollen von Leitungsebenen in Unternehmen dazu genutzt werden können, um die Büroraumauslastung genauer nachvollziehen zu können.

• Die neue Funktion ist einfach nutzbar, da sie in Teams integriert ist und variabel für ganze Unternehmen oder nur für bestimmte Bereiche eingesetzt werden kann.

• Für Mitarbeitende bietet sich ein positiver Effekt für die Nutzung flexibler Arbeitsmodelle, da Teams eine Statistik über die Anwesenheit im Büro erstellen kann.

Wenn wir gerade beim Thema flexible Arbeit sind:

Teams war schonmal bei Thema Homeoffice präsent. Zum Ende der Corona-Pandemie wiesen viele Unternehmen ihre Mitarbeitenden an aus dem Homeoffice zurück in die Büros zu kommen. Währenddessen wurden die verfügbaren Homeoffice-Tage drastisch reduziert. Dies führte dazu, dass Mitarbeitende sich einen anderen Weg suchten und obwohl Sie im Homeoffice waren mit Hilfe von Teams vortäuschten im Büro zu sein.

Technisch war diese Trickserei durch die Anpassung der SSID, also des Namens des häuslichen WLANs möglich. Als das WLAN zuhause den gleichen Namen wie das WLAN in der Arbeit hatte wurde der Trick von Teams geschluckt. Nach der Implementierung der neuen Anwesenheitsbestimmung dürfte dieser Kniff aber auf Grund von Prüfungen die Teams durchführt Geschichte sein. Vielleicht einer der Beweggründe für das Update?

Was sagt der Datenschutz dazu?

Auch wenn die Funktion nicht im Verborgenen aktiviert werden kann, bleibt ein kritischer Nachklang.

Ob der Einsatz der Funktion datenschutzrechtlich zulässig ist, hängt von dem Zweck der Erfassung der Daten, der freiwilligen Einwilligung der Mitarbeitenden und der gebotenen Transparenz zusammen.

Hierbei ist die Betonung der echten Freiwilligkeit essenziell, da mögliche Befürchtungen oder Ängste von Mitarbeitenden, den eigenen Job zu verlieren hierbei mit in die Waagschale fallen.

Der Nutzungszweck sollte nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle dienen, sondern beispielsweise zu Organisatorischen Zwecken wie der Raumplanung oder der Verbesserung der Zusammenarbeit. Weiter sollte jedes Unternehmen Richtlinien schaffen oder anpassen, um Mitarbeitende zu informieren und den Umgang mit der Teams-Funktion zu regeln.

Außerdem muss bei der Nutzung der Funktion bei Bestehen eines Betriebsrates an das Betriebsverfassungsgesetz gedacht werden, der unabhängig davon die Aufgabe hat, das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeitenden zu wahren.

Erstmal sollte in jedem Unternehmen hinterfragt werden, ob die neue Funktion von Teams überhaupt benötigt wird oder ob mildere Mittel ausreichen.

Mögliche weitere Risiken, die nicht vernachlässigt werden sollten:

• Vertrauensverlust der Mitarbeitenden, möglicherweise durch Intransparenz oder schlechte Kommunikation.

• Potenzielle Belastung des Arbeitsklimas durch die Auffassung als mögliches Misstrauenssignal.

• Ungenauigkeiten oder Fehlzuordnungen durch Teams.

• Aufwand da organisatorische Regelungen geschaffen werden müssen. 

Unsere Empfehlung:

Die neue Teams Anwesenheitsüberwachung lässt die Grenzen zwischen smarter Organisation von Büroflächen und der digitalen Überwachung verschwimmen. Diese müssen von jedem Unternehmen neu ausgelotet werden.

Wir sehen die neue Teams Funktion als diskussionswürdig. Die eröffneten Möglichkeiten können je nach Situation passend und verhältnismäßig sein. Dennoch bestehen, wie beleuchtet, einige Stolpersteine.

Bevor Sie die Funktion aktivieren, sollte eine gründliche Abwägung an erster Stelle stehen: Ist die Anwesenheitsüberwachung wirklich notwendig und wie lässt sie sich auf wirklich freiwillig, mit vertretbarem Zweck und in transparenter Weise gestalten? Hierbei sollten die Interessen alles Beteiligten betrachtet werden.

Transparenz schafft Vertrauen während Kontrolle sie zerstört.

Ob Teams durch diese Funktion am Ende echte Teams stärkt oder spaltet, hängt nicht von der Technik ab, sondern davon, wie sinnvoll und transparent sie genutzt wird.

Autor: Markus Vatter, Head of Compliance, 07.11.2025