Dürfen Telefon-, Geburtstags- und Dienstpläne offen ausgehängt werden?
Ob Dienstpläne ausgehängt werden, ist in der Regel eine Verhältnismäßigkeitsentscheidung, nach Art. 5 DSGVO. Sinnvoll und nach Art. 6 Abs. 1 b), Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zulässig ist es dann, wenn die Kollegen gute, betriebliche Gründe haben können, zu sehen, wann wer mit wem zusammen arbeitet, beispielsweise, um Schichten einfacher tauschen zu können. Normalerweise sollten darauf keine vollen Namen stehen, sondern nur Kürzel oder besser gar Personalnummern, da auch andere Personen wie Handwerker, Lieferanten etc. das betriebsinterne Schwarze Brett sehen können, die das nichts angeht. Es gibt zudem die Gefahr, dass Leiharbeiter sich verbotenerweise den Dienstplan abfotografieren, um ihn mit Kollegen in einem weiteren Betrieb abzugleichen. Daher sollte zusätzlich auf dem Dienstplan ausdrücklich die Warnung stehen:
„Dieser Dienstplan darf nur persönlich und betriebsintern verwendet werden. Das Weitergeben an Dritte zieht arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich und kann bußgeld- oder schadenersatzpflichtig machen.“
Besser als ein Aushang wäre, es im betriebsinternen Chat zu verteilen, falls es so etwas gibt. WhatsApp Business wäre dazu beispielsweise geeignet, der private WhatsApp Messenger aber nicht.
Wenn es gewünscht ist, Telefonlisten mit privaten Kontaktdaten der Mitarbeiter dazu zu hängen, um einfach Schichten zu tauschen o.ä., benötigt man dazu aber die Einwilligung der Betroffenen nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO. Die Liste sollte nur Name, Nummer, Datum, Unterschrift enthalten und sollte nicht ständig am schwarzen Brett aushängen, sondern nur beim Schichtleiter einsehbar sein. Wenn die Mitarbeiter schon die allgemeine Datenschutzerklärung erhalten haben, reicht es, den Zweck und die Widerrufsmöglichkeit über die Liste zu schreiben, etwa:
„Wenn Sie Ihre Nummer in diese Liste eintragen und unterschreiben, wird sie betriebsintern ausgelegt, damit jeder Kollege Sie wegen privat-betrieblicher Angelegenheiten, wie einem Schichttausch oder einer Mitfahrgelegenheit anrufen kann. Sobald Sie oder der Kollege hier nicht mehr arbeiten, sind Sie verpflichtet, die Nummer zu löschen oder selbst um Erlaubnis zur weiteren Verwendung zu bitten. Sie können diese Einwilligung jederzeit beim [z. B. Schichtleiter] widerrufen. Bitte beachten Sie auch unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter.“
Der Verantwortliche muss natürlich Ausgeschiedene und Widerrufe unverzüglich schwärzen und den Kollegen mitteilen, wenn eine Nummer gelöscht wurde.
Eine Geburtstagsliste funktioniert ähnlich, wie eine Telefonliste. Sie sollte in einem Raum hängen, den nur Mitarbeiter betreten dürfen, etwa das Schichtbüro, ein Umkleide- oder Pausenraum. Falls mitunter andere Personen den Raum in Begleitung betreten, sollte es ausreichen, wenn der Kalender mit einem Blatt abgedeckt ist, das Berechtigte anheben können. Den Zweck würde ich wie folgt angeben:
„Wenn Sie Ihren Geburtstag in diese Liste eintragen und unterschreiben, wird er betriebsintern ausgelegt, damit Ihre Vorgesetzten betriebsöffentlich und jeder Kollege privat Ihnen zum Geburtstag gratulieren kann. Sie können diese Einwilligung jederzeit beim [z. B. Schichtleiter] widerrufen. Bitte beachten Sie auch unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter.“
Autor: Thomas Hofmann, Data Privacy Legal Consultant, 09.05.2025
