Chance: Datenschutz in Betriebsvereinbarungen
Betriebsvereinbarungen, kurz „BV“ spielen in vielen Unternehmen eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Belegschaft verbindlich zu regeln. Besonders bei Themen, die personenbezogene Daten betreffen – etwa Arbeitszeiterfassung, IT-Nutzung, Homeoffice, CRM-Einführung oder Videoüberwachung – sollten Sie dabei nicht nur den Datenschutz genau beachten sondern dessen Chancen nutzen. So können KI-Einführung oder Remote-Arbeit erleichtert werden.
Warum Datenschutz bei Betriebsvereinbarungen so wichtig ist
Betriebsvereinbarungen sind rechtsverbindliche Abmachungen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, Personalrat oder sonstiger Mitarbeitervertretung. Sie haben für das Arbeitsverhältnis eine ähnliche Wirkung wie Gesetze und können direkt individuelle Arbeitsverträge ergänzen oder konkretisieren. D.h., wo Sie mit den normalen Rechtsgrundlagen aus Art. 6 bis 9 DSGVO nicht weiterkommen, etwa weil nur noch die Einwilligung möglich scheint, diese aber zu unsicher ist, kann eine Betriebsvereinbarung Ihnen Rechtsicherheit schaffen.
Jede Verarbeitung muss im Datenschutz auf einer Rechtsgrundlage beruhen, zweckgebunden, transparent und verhältnismäßig sein. Betriebsvereinbarungen können dabei statt in Ergänzung zu Art. 6 DSGVO nach Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. IV BDSG selbst eine solche Rechtsgrundlage darstellen, müssen dafür aber bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um die Ziele der DSGVO nicht zu unterlaufen.
Konkrete Zweckbestimmung und Transparenz
Eine Betriebsvereinbarung fängt logisch immer mit dem Verarbeitungszweck an. Beschreiben Sie ihn eindeutig! Es reicht nicht aus, allgemein zu formulieren, dass „zur Sicherstellung des Betriebsablaufs Daten verarbeitet werden“. Stattdessen muss klar erkennbar sein, wozu konkret Daten erhoben und genutzt werden, zum Beispiel zur Arbeitszeiterfassung, zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitszeiten, zur Durchführung von Mitarbeitergesprächen.
Verhältnismäßigkeit
Die Betriebsvereinbarung darf nur regeln, welche Mittel erforderlich sind, um den festgelegten Zweck zu erreichen. Werden mehr Daten erhoben oder länger gespeichert als notwendig ist, verstößt dies gegen das Prinzip der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 c) DSGVO. Technisch-Organisatorische Maßnahmen, wie
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Zugriffsregelungen (Berechtigungskonzept)
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Speicherdauer (Löschkonzept)
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Spezifische Datenschutz-Schulungen für die BV-Themen
sollten hier abgewogen werden und in jeder BV stehen. Die Mitarbeitervertretung ist Ihre Unterstützung beim Datenschutz und sollte regelmäßig vertiefte Schulungen erhalten.
Wenn zum Beispiel die optimierte Nutzung von Firmenfahrzeugen als Zweck festgelegt wird, darf ein dazugehöriges GPS-Tracking nur zur Routenoptimierung erfolgen, aber nicht zugleich zur generellen Leistungskontrolle eingesetzt werden. Dazu müssten Sie einen anderen, legitimen Zweck vereinbaren.
Zudem muss am Schluss jeder Verhältnismäßigkeitsprüfung bei der Angemessenheit geprüft werden, ob die Interessen der Mitarbeiter überwiegen. Gerade bei Eingriffen in die Privatsphäre (etwa durch Videoüberwachung) geht das nur sehr eingeschränkt. Der Datenschutzbeauftragte sollte von Anfang an eingebunden werden. Er kann Ihnen sagen, wann die Schwelle der einfachen Verhältnismäßigkeitsprüfung überschritten ist, etwa wenn systematisch Mitarbeiterdaten verarbeitet werden und die Prüfung in Form einer Datenschutz-Folgeabschätzung erfolgen muss. Das gilt auch für Altfälle.
Überprüfen Sie alte BV
Früher galten Betriebsvereinbarungen als interne Angelegenheiten. Heute sind sie wegen des Datenschutzes gerichtlich überprüfbar. Bitte kontrollieren Sie alte Vereinbarungen auf die datenschutzrechtlichen Anforderungen. Wenn dem Datenschutz nicht umfassend Genüge getan wurde, verlieren sie nach EuGH, Urteil vom 19.12.2024 - C-65/23 ihre Gültigkeit. Nach BAG, Urteil vom 8. Mai 2025 – 8 AZR 209/21, gibt es dafür zwar pro Mitarbeiter nur einen geringen Datenschutz, aber in der Summe für alle und, einschließlich der Prozesskosten, kann es unangenehm werden.
Information
Zuletzt müssen die betroffenen Mitarbeiter zuverlässig über alle BV informiert werden. Das sollte einerseits durch eine leichte Zugänglichkeit der Betriebsvereinbarungen selbst und andererseits durch Ergänzung der Datenschutzerklärung für Mitarbeiter geschehen.
Fazit
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Zwecke: Eindeutig und konkret formulieren
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Verhältnismäßigkeit: Geeignet, erforderlich, angemessen durch Steuerung der Technisch-Organisatorischen Maßnahmen, ggf. DSFA
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Transparenz: BV aushängen, Datenschutzerklärung Mitarbeiter ergänzen
Firmen, die proaktiv handeln, profitieren von klaren Regeln, zufriedenen Mitarbeitern und geringeren Risiken. Wer unsicher ist, sollte Fachberatung in Anspruch nehmen.
Autor: Thomas Hofmann, Data Privacy Legal Consultant, 27.08.2025
