Digitale Vertragsmanagement-Software für DSGVO-konforme Prozesse bei FEIN
Ausgangssituation
Am 28.12.2022 traten für Unternehmen neue EU-Richtlinien zur Datenschutzumstellung in Kraft. Diese Richtlinien fordern, dass mit jedem Zwischenhändler und Kunden ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden muss. Dieser AVV beinhaltet neben allgemeinen Angaben zum Zwischenhändler auch Angaben zu Datenschutzmaßnahmen und weiteren Informationen.
Unsere Aufgabe war es, für FEIN die digitale Infrastruktur zu entwickeln, um die Unterzeichnung des AVV für seine über 16.000 Zwischenhändler weltweit zu realisieren. Dabei sahen wir uns gleich vor mehrere Herausforderungen gestellt. Denn zum einen mussten wir die Verträge für unterschiedlichste Länder aufsetzen und neben den zwei Sprachversionen auch die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen einhalten. Darüber hinaus musste nicht nur die Bereitstellung der Verträge, sondern auch die Sichtung und Auswertung des Rücklaufs übersichtlich aufgesetzt werden.
„Dieses Projekt war für uns besonders spannend. Denn mit der my.FEIN Plattform als Basis konnten wir einen Prozess aufsetzen, der trotz der unglaublichen Anzahl an Vertragsbeteiligten in kürzester Zeit genau die Anforderungen des Kunden erfüllt hat.“
Alex Vanidestine
Head of Delivery
bbg bitbase group GmbH
Die Umsetzung
Um allen Zwischenhändlern schnell den erforderlichen Vertrag bereitzustellen, nutzten wir kameon GRC Contract zur vollständigen Digitalisierung des Vertragsprozesses. Das my.FEIN-Dashboard wurde so angepasst, dass Händler direkt nach dem Login zu GRC weitergeleitet wurden. Auf Basis der EU-Vorgaben erstellten wir Vertragsvorlagen und importierten die Händlerdaten der Plattform.
Für jeden Händler wurde ein landesspezifischer AVV erstellt und eng mit FEIN abgestimmt, damit das Unternehmen die Partner frühzeitig informieren konnte.
Dank kurzer Abstimmungswege und agilem Projektmanagement konnten so über 16.000 Zwischenhändler in sehr kurzer Zeit zur Vertragsunterzeichnung aufgefordert werden.
Das Ergebnis
Über my.FEIN als zentrale Serviceplattform konnte FEIN seine über 16.000 Händler schnell über die neue vertragliche Regelung informieren. Die Händler konnten den Vertrag dank GRC Contract jederzeit digital über einen Datenraum bearbeiten, Fragen stellen oder Anpassungen vornehmen. Über kameon GRC lässt sich der Fortschritt der Vertragsunterzeichnung nachvollziehen – von bereits signierten Verträgen bis zu offenen Dateneingaben. Abschließend werden alle unterzeichneten Verträge direkt in kameon GRC archiviert.
Ausblick: Zeitsparend, rechtssicher und transparent
Die automatisierte Vertragsabwicklung über GRC Contract hat FEIN eindrucksvoll die Vorteile digitaler Prozesse gezeigt. Gleichzeitig entstand eine flexible Basis, über die künftig beliebig erweiterbare Vertragsvorlagen mit Kunden und Händlern genutzt werden können. Weitere Optimierungen wie eine vereinfachte Vertragsprüfung und ein Änderungs-Tracking sind bereits geplant, um den Ablauf noch effizienter zu machen.
Gemeinsam mehr erreichen
Lassen Sie sich von unseren Projekten inspirieren – und sprechen Sie mit mir über Ihre eigene Herausforderung.
