Dienstwagen unter Beobachtung? Datenschutz bei GPS und Telematik

GPS-Ortung und Telematiksysteme in Firmenfahrzeugen sind ein eher spezielles Datenschutzthema. In der Beratungspraxis begegnet es uns jedoch immer wieder. Gerade in letzter Zeit kam vermehrt die Frage auf, unter welchen Voraussetzungen Standort- und Fahrzeugdaten von Beschäftigten verarbeitet werden dürfen. Grund genug, die wichtigsten Punkte einmal kompakt zusammenzufassen.

Moderne Telematiksysteme können deutlich mehr erfassen als nur den aktuellen Standort eines Fahrzeugs. Je nach eingesetztem System können beispielsweise Fahrstrecken, Zeitpunkte, Geschwindigkeiten, Kilometerstände oder weitere Fahrzeugdaten verarbeitet werden. Ist das Fahrzeug einem bestimmten Beschäftigten zugeordnet, können daraus weitere personenbezogene Daten entstehen.

Für Arbeitgeber stellt sich daher vor allem die Frage: Welche Daten werden tatsächlich benötigt und wofür?

Ein klarer Zweck ist entscheidend

GPS- und Telematiksysteme können durchaus legitimen betrieblichen Zwecken dienen, beispielsweise der Tourenplanung, Disposition, dem Fuhrparkmanagement oder dem Schutz von Fahrzeugen.

Datenschutzrechtlich gilt jedoch: Der Zweck muss vor der Verarbeitung feststehen. Gleichzeitig dürfen nur diejenigen Daten verarbeitet werden, die für diesen Zweck tatsächlich erforderlich sind. Die DSGVO verlangt insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung und eine Begrenzung der Speicherdauer.

Im Beschäftigungsverhältnis kommt zusätzlich § 26 BDSG in Betracht. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten insbesondere dann verarbeitet werden, wenn dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Eine bloß technisch mögliche Datenerhebung bedeutet daher noch nicht, dass diese auch datenschutzrechtlich erforderlich ist.

GPS darf nicht zur Dauerüberwachung werden

Besonders sensibel wird es, wenn Standort- oder Fahrzeugdaten dazu verwendet werden können, das Verhalten einzelner Beschäftigter detailliert nachzuvollziehen.

Aus Standortdaten lassen sich beispielsweise Rückschlüsse darauf ziehen, wann ein Beschäftigter einen bestimmten Ort erreicht hat, welche Strecke er gefahren ist oder wie lange er sich dort aufgehalten hat.

Die Datenschutzaufsicht hat bereits Fälle aufgegriffen, in denen Beschäftigte mittels GPS in Firmenfahrzeugen unzulässig überwacht wurden. Die LDI Nordrhein-Westfalen betont dabei insbesondere, dass Datenumfang und Auswertungsmöglichkeiten auf das notwendige Maß begrenzt werden müssen. In einem von ihr untersuchten Fall führte eine unzulässige GPS-Ortung sogar zu einem Bußgeld.

Das heißt, dass auch klare Grenzen zum Thema Verhaltens- und Leistungskontrolle von beschäftigten zu ziehen sind. Eine permanente Überwachung „auf Vorrat“ sollte daher unbedingt vermieden werden.

Privatnutzung besonders berücksichtigen

Noch kritischer wird die Ortung, wenn Firmenfahrzeuge auch privat genutzt werden dürfen.

Wird die GPS-Ortung nach Feierabend, am Wochenende oder während einer privaten Fahrt fortgeführt, erhält der Arbeitgeber unter Umständen Einblicke in das Privatleben des Beschäftigten.

Deshalb sollte technisch und organisatorisch sichergestellt werden, dass die Ortung während zulässiger Privatfahrten deaktiviert werden kann beziehungsweise keine für den Arbeitgeber einsehbaren Standortdaten erhoben werden.

Bereits bei der Auswahl und Konfiguration eines Telematiksystems sollte deshalb geprüft werden, ob entsprechende Datenschutz- oder Privatmodi vorhanden sind.

Wer darf die Standortdaten sehen?

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zugriffskontrolle.

Nur Personen, die Standort- oder Telematikdaten tatsächlich für ihre Aufgaben benötigen, sollten darauf zugreifen können. Arbeitgeber sollten deshalb ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept festlegen.

Dabei sollte insbesondere dokumentiert werden:

welche Personen oder Funktionen Zugriff erhalten,
welche Daten diese sehen können,
zu welchen Zwecken ein Zugriff erfolgen darf und
ob beziehungsweise wie Zugriffe protokolliert werden.

Gerade umfangreiche Administratorrechte sollten auf das notwendige Maß beschränkt werden.

Speicherdauer festlegen

GPS- und Telematikdaten sollten außerdem nicht unbegrenzt gespeichert werden.

Wie lange eine Speicherung erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Zweck ab. Ein Beispiel hierfür: Werden Standortdaten beispielsweise lediglich zur aktuellen Einsatzsteuerung benötigt, kann eine lange Speicherung möglicherweise nicht gerechtfertigt werden.

Unternehmen sollten deshalb konkrete Löschfristen definieren und technisch umsetzen. Die Vorgaben der DSGVO zur Speicherbegrenzung gelten auch bei Telematikdaten.

Beschäftigte transparent informieren

Beschäftigte dürfen nicht im Unklaren darüber bleiben, welche Informationen ihr Dienstfahrzeug übermittelt.

Vor Einführung des Systems sollte deshalb transparent erläutert werden,

welche Daten erhoben werden,
wann eine Standorterfassung stattfindet,
welchem Zweck die Verarbeitung dient,
wer Zugriff auf die Daten erhält,
wie lange die Daten gespeichert werden und
welche Rechte die Beschäftigten haben.

Neben einer entsprechenden Datenschutzinformation können je nach Unternehmen auch interne Richtlinien oder eine Betriebsvereinbarung sinnvoll sein.

Auch den Betriebsrat einbeziehen

Besteht ein Betriebsrat, könnte zudem das Mitbestimmungsrecht berücksichtigt werden müssen.

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mitzubestimmen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen.

Ein GPS- oder Telematiksystem kann aufgrund seiner technischen Möglichkeiten grundsätzlich in diesen Bereich fallen.

Fazit: Nicht die Technik entscheidet, sondern ihre Nutzung

GPS- und Telematiksysteme in Firmenfahrzeugen sind datenschutzrechtlich nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Entscheidend ist jedoch, wie das konkrete System eingesetzt und konfiguriert wird.

Unternehmen sollten deshalb insbesondere Zweck, Datenumfang, Zugriffsrechte, Speicherdauer und mögliche Privatnutzung bereits vor Einführung des Systems festlegen. Funktionen, die für den festgelegten Zweck nicht benötigt werden, sollten möglichst deaktiviert werden.

Je genauer ein Unternehmen vorab definiert, welche Daten tatsächlich benötigt werden und was ausdrücklich nicht mit ihnen gemacht werden soll, desto eher lässt sich vermeiden, dass aus einem sinnvollen Fuhrparkmanagement unbeabsichtigt eine Beschäftigtenüberwachung wird.