Vom Intranet ins Internet: Dürfen Mitarbeiterfotos einfach weiterverwendet werden?

Ein neues Teammitglied wird im Intranet vorgestellt. Dafür wurde ein Porträtfoto aufgenommen und die Einwilligung zur internen Veröffentlichung eingeholt. Einige Monate später wird ein passendes Bild für einen LinkedIn-Beitrag benötigt. Das Foto ist bereits vorhanden und würde gut passen. Darf es dafür verwendet werden?

Genau hier liegt eine typische Datenschutzfrage im Unternehmensalltag: Dass ein Foto vorliegt und bereits verwendet werden darf, bedeutet noch keine Freigabe für jeden weiteren Einsatz. Eine Einwilligung zur Veröffentlichung im Intranet umfasst nicht automatisch die Nutzung auf öffentlich zugänglichen Plattformen.

Ein Foto, unterschiedliche Verwendungen

Fotos von Beschäftigten sind personenbezogene Daten. Ihre Aufnahme, Speicherung und Veröffentlichung benötigen deshalb jeweils eine tragfähige Rechtsgrundlage. Dabei kommt es auf den konkreten Zusammenhang an: Ein internes Mitarbeiterverzeichnis erfüllt einen anderen Zweck als eine Werbekampagne zur Personalgewinnung. Auch der Empfängerkreis unterscheidet sich erheblich.

Die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg unterscheidet ausdrücklich zwischen dem Anfertigen und dem Veröffentlichen von Fotos.

Für unser Beispiel bedeutet das: Bevor das Porträt auf LinkedIn erscheint, muss das Unternehmen prüfen, ob die bisherige Einwilligung diesen Einsatz abdeckt. Ist sie auf das Intranet beschränkt, ist vor der Veröffentlichung eine entsprechend erweiterte Einwilligung einzuholen.

Eine Einwilligung muss eine echte Wahl ermöglichen

Gerade bei Mitarbeiterporträts für die Unternehmenswebsite oder für Werbezwecke ist eine Einwilligung regelmäßig die passende Grundlage. Sie muss aber freiwillig, informiert und auf bestimmte Zwecke bezogen sein. Beschäftigte müssen verstehen können, wozu sie zustimmen.

Im Arbeitsverhältnis verdient die Freiwilligkeit besondere Aufmerksamkeit. Wegen des Abhängigkeitsverhältnisses dürfen Beschäftigte nicht unter Druck gesetzt werden. Wer kein Werbefoto von sich veröffentlichen lassen möchte, muss dies ohne Nachteile ablehnen können. § 26 Abs. 2 BDSG verlangt grundsätzlich eine schriftliche oder elektronische Einwilligung sowie eine Information über Zweck und Widerrufsrecht in Textform.

Praktisch empfiehlt es sich, unterschiedliche Nutzungen getrennt voneinander zu behandeln: beispielsweise Intranet, Unternehmenswebsite und konkret benannte Social-Media-Kanäle. So können Beschäftigte einer internen Nutzung ihres Fotos zustimmen, ohne zugleich einer öffentlichen Werbenutzung zustimmen zu müssen.

Was passiert bei einem Widerruf?

Eine datenschutzrechtliche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die bis dahin rechtmäßige Verwendung wird dadurch nicht rückwirkend unzulässig. Für die weitere Nutzung hat der Widerruf jedoch Folgen: Die darauf gestützte Verarbeitung muss beendet werden. Besteht keine andere Rechtsgrundlage für die Speicherung, sind die betreffenden Bilder zu löschen.

Deshalb sollte das Unternehmen nachvollziehen können, wo ein Foto eingesetzt wurde. Liegt es nur im Intranet oder zusätzlich auf der Website, in geplanten Beiträgen und in einer Bilddatenbank? Eine zentrale Ablage mit dokumentierten Verwendungszwecken und Einwilligungen erleichtert es, einen Widerruf zuverlässig umzusetzen.

Bildnutzung braucht klare Zuständigkeiten

Für Unternehmen lohnt es sich, die Freigabe bereits vor der Aufnahme zu organisieren: Wer informiert die Beschäftigten? Wer dokumentiert die Einwilligung? Und wer prüft vor einer Veröffentlichung, ob der geplante Einsatz abgedeckt ist?

Für das Porträt aus unserem Beispiel ist die Antwort damit klar: Vor dem LinkedIn-Beitrag steht die Prüfung der vereinbarten Nutzung. Deckt die Einwilligung nur das Intranet ab oder muss das Unternehmen zunächst eine zusätzliche Zustimmung einholen? Der Speicherort eines Fotos sagt nichts darüber aus, wo es veröffentlicht werden darf.